چرا همیشه دیر می‌رسیم؟ زمان اضافه (بافر) در برنامه‌ریزی
خلاصه: بیشتر ما زمان لازم برای کارها را کم می‌گیریم. برای هر کار حدود یک‌سوم زمان اضافه بگذارید و چند هفته زمان واقعی را ثبت کنید تا تخمین‌هایتان دقیق‌تر شود.
مغالطه‌ی برنامه‌ریزی
به این گرایش که سناریوی خوب را ملاک تخمین می‌گیریم «مغالطه‌ی برنامه‌ریزی» می‌گویند. در برنامه‌ی ذهنی، ترافیک، قطعی اینترنت و وقفه‌ها وجود ندارند ولی در واقعیت هستند. برای همین برنامه‌ی پر از کارهای پشت‌سرهم معمولاً تا ظهر به‌هم می‌ریزد.
قاعده‌ی عملی
- برای کارهای آشنا ۲۵٪ و برای کارهای تازه ۵۰٪ زمان اضافه حساب کنید.
- بین دو قرار حداقل ۱۵ دقیقه فاصله بگذارید.
- همه‌ی روز را پر نکنید؛ حدود ۲۰٪ زمان را خالی بگذارید برای کارهای ناگهانی.
تخمین‌هایتان را بسنجید
برای دو هفته کنار هر کار مهم، زمان تخمینی و زمان واقعی را بنویسید. معمولاً یک ضریب ثابت پیدا می‌شود (مثلاً همه‌چیز ۴۰٪ بیشتر طول می‌کشد). از آن به بعد تخمین اولیه را در همان ضریب ضرب کنید.
وقتی دیر می‌شود
به‌جای فشرده‌کردن بقیه‌ی روز، یک کار کم‌اهمیت را حذف یا به فردا منتقل کنید. دیرکردن یک نشانه است که برنامه بیش از ظرفیت بوده، نه اینکه شما ضعیفید.
در دست‌نویس
قرارها را در تقویم شمسی با ساعت شروع و پایان ثبت کنید و بین آن‌ها فاصله بگذارید. برای ثبت زمان واقعی از «تمرکز» روی هر کار استفاده کنید؛ زمان ثبت‌شده کنار کار دیده می‌شود. روی کارهای مهم یادآور ۱۰ یا ۳۰ دقیقه قبل بگذارید.
پرسش‌های پرتکرار
زمان اضافه نمیشود وقت تلفکردن؟
اگر زودتر تمام شد، زمان باقیمانده را برای کار بعدی یا استراحت استفاده کنید؛ اگر دیرتر شد، برنامه نمیریزد.
برای کار گروهی چطور؟
تخمین گروهی معمولاً خوشبینانهتر است؛ ضریب بزرگتری بگذارید و وابستگیها را بنویسید.
این مقاله جنبه‌ی آموزشی و عمومی دارد و جای توصیه‌ی پزشکی، حقوقی، مالی یا مالیاتی را نمی‌گیرد. نام و ویژگی سرویس‌های دیگر ممکن است عوض شده باشد؛ از سایت رسمی‌شان بررسی کنید. سلب مسئولیت
نظرها
هنوز نظری ثبت نشده. اولین نفر باشید.