جلسهی کوتاه و مفید: شش قانون برای تیم‌های کوچک
خلاصه: برای هر جلسه یک هدف، دستور کار و زمان مشخص تعیین کنید، فقط افراد لازم را دعوت کنید و در پایان تصمیم‌ها و کارها را با مسئول و سررسید ثبت کنید.
شش قانون
- هدف: بدون هدف مشخص جلسه نگذارید.
- دستور کار: دو یا سه موضوع، قبل از جلسه ارسال شود.
- زمانسنج: ۲۵ یا ۴۵ دقیقه، نه یک ساعت پیش‌فرض.
- افراد لازم: فقط کسانی که تصمیم می‌گیرند یا اطلاعات دارند.
- منشی: یک نفر تصمیم‌ها را می‌نویسد.
- پایان: ۵ دقیقه آخر برای مرور تصمیم‌ها و وظیفه‌ها.
جلسه‌ای که نباید برگزار شود
اگر هدف جلسه فقط انتقال اطلاعات است، یک پیام یا سند کافی است. جلسه برای بحث و تصمیم است، نه خواندن گزارش.
ثبت خروجی
هر تصمیم را یک جمله و هر کار را با مسئول و سررسید بنویسید. اگر بعد از جلسه کسی نداند چه باید کند، جلسه ناکام بوده است.
جلسهی ایستاده
برای هماهنگی روزانه یک جلسهی ۱۰ تا ۱۵ دقیقه‌ای ایستاده یا یک پیام نوشتاری کافی است؛ هر نفر سه جمله می‌گوید: دیروز، امروز، مانع.
در دست‌نویس
برای هر جلسه یک صفحه بسازید: دستور کار، یادداشت‌ها و کارها. کارها را با چک‌لیست بنویسید و هر کار را به مسئول واگذار و سررسید بدهید؛ بعد از جلسه در تب «کارها» با فیلتر «به من واگذار شده» دیده می‌شوند. جلسات تکرارشونده را در تقویم هفتگی ثبت کنید.
پرسش‌های پرتکرار
اگر همه حرف زیاد بزنند؟
زمانسنج و منشی را جدی بگیرید و موضوعهای خارج از دستور کار را در یک فهرست «بعداً» بنویسید.
جلسهی آنلاین هم همین است؟
بله؛ حتی بیشتر لازم است چون حواسپرتی بیشتر است.
این مقاله جنبه‌ی آموزشی و عمومی دارد و جای توصیه‌ی پزشکی، حقوقی، مالی یا مالیاتی را نمی‌گیرد. نام و ویژگی سرویس‌های دیگر ممکن است عوض شده باشد؛ از سایت رسمی‌شان بررسی کنید. سلب مسئولیت
نظرها
هنوز نظری ثبت نشده. اولین نفر باشید.